Bielefeld – Ceyoniq hat Version 10 der Informationsplattform nscale veröffentlicht. Mit dem Major Release spendiert der Bielefelder Softwarehersteller seiner Digitalisierungslösung unter anderem innovative KI-Features, eine optimierte Prozessmodellierung, noch stärkere Integrationsmöglichkeiten mit Drittsystemen und -anwendungen sowie zahlreiche Usability-Optimierungen. Mit den neuen Funktionalitäten stellt nscale 10 die Zukunftsfähigkeit seiner Anwender in der Wirtschaft sowie der öffentlichen Verwaltung sicher.

Seit mehr als 30 Jahren entwickelt die Ceyoniq Technology GmbH aus Bielefeld digitale Lösungen für das Informationsmanagement. Den Beginn bildete seinerzeit eine Archivierungssoftware, aus der sich schließlich die Informationsplattform nscale entwickelte. Nun hat Ceyoniq das Major Release nscale 10 gelauncht. „Die Digitalisierung in Unternehmen und Behörden schreitet immer weiter voran. Damit steigen auch die Anforderungen unserer Kunden an die Systeme und Technologien, die sie nutzen. Hinzu kommen neue und sich ändernde gesetzliche Vorgaben, die es zu beachten gilt“, so Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei Ceyoniq. „Für uns heißt das: Wir müssen stets am Puls der Zeit bleiben, um unsere Kunden bei der digitalen Transformation nachhaltig zu unterstützen. Außerdem arbeiten wir kontinuierlich daran, die Usability der Lösung zu verbessern und Benutzer von Routinetätigkeiten zu entlasten – sodass diese ‚einfach arbeiten‘ können. Mit nscale 10 ist uns dies gelungen.“

Intelligente Dokumentenverarbeitung

Der Siegeszug der Künstlichen Intelligenz hält weiter an – und verändert immer mehr Bereiche des Lebens. Auch das Informationsmanagement profitiert erheblich von der Unterstützung durch KI. Denn hier können Large Language Models (LLMs), auf denen zahlreiche KI-Anwendungen basieren, ihre Stärken voll ausspielen.

In nscale 10 arbeitet eine vollintegrierte Künstliche Intelligenz, die auch lange Dokumente innerhalb von Sekunden zusammenfasst („Document Summary“) und es Usern darüber hinaus ermöglicht, inhaltsbezogene Fragen direkt an Dokumente zu richten („Chat with your document“). Dies sorgt dafür, dass Anwender Informationen noch einfacher finden, erfassen und verstehen können – medienbruchfrei sowie ohne dafür unverhältnismäßig große und zeitliche Ressourcen aufwenden zu müssen. Die Folge ist nicht nur eine merkliche Effizienz- und Produktivitätssteigerung im Geschäftsalltag, sondern auch eine schnelle Informationsverfügbarkeit und Auskunftsfähigkeit sowie eine optimierte Entscheidungsfindung. In puncto Datensicherheit müssen sich nscale Anwender keine Sorgen machen: Die integrierte KI arbeitet in einer gesicherten Umgebung innerhalb der Informationsplattform und sendet keine Daten an externe Systeme.

„Die Nutzung Künstlicher Intelligenz im Informationsmanagement wird immer mehr zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor“, sagt Thomas Schiffmann. „Wir werden nach und nach weitere KI-Funktionalitäten in nscale integrieren, zum Beispiel noch leistungsfähigere Dokumenteninteraktionen, KI-gestützte Prognosemodelle und intelligente Workflows.“

Nahtlose SharePoint-Integration und vollintegriertes Signieren

Die effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern, auch über mehrere Abteilungen und Standorte hinweg, spielt in der Wertschöpfung von Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Dementsprechend sind Kollaborationstools wie Microsoft SharePoint in vielen Organisationen essenzieller Bestandteil der IT-Infrastruktur und aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Am leitungsfähigsten sind solche Anwendungen dann, wenn sie vollumfänglich in eine übergeordnete Informationsplattform integriert sind. In nscale gewährleistet dies der nscale Connector for SharePoint Online, den Ceyoniq noch weiter verbessert hat. So können Anwender nun ausschließlich in der Oberfläche von Microsofts Kollaborationstool arbeiten und dabei die Funktionalitäten von nscale nutzen, etwa die KI-Features. Aufgaben wie die automatische revisionssichere Archivierung, bei der SharePoint an seine Grenzen stößt, übernimmt ebenfalls die Informationsplattform. Zudem hat Ceyoniq erweiterte Wiederherstellungsoptionen für SharePoint Online in nscale 10 integriert.

Eine weitere Schlüsseltechnologie der digitalen Transformation sind elektronische Unterschriften. Mit nscale Sign FP steht Anwendern von Ceyoniqs Informationsplattform eine rechtskonforme, leistungsfähige Lösung zur Verfügung, die es erlaubt, Dokumente mit verschiedenen Signaturleveln digital zu unterzeichnen. Ab nscale 10 ist die Lösung nun vollumfänglich in die Anwenderclients nscale Cockpit sowie nscale Web integriert. Die Integration von elektronischen Siegeln ist für die nahe Zukunft geplant.

Optimierte Prozessautomatisierung mit nscale PAP

Auch die in nscale integrierte Process Automation Plattform nscale PAP hat Ceyoniq weiter optimiert und Funktionalitäten für Administratoren hinzugefügt, die eine noch einfachere und intuitivere Modellierung von automatisierten digitalen Workflows erlauben. So können sie nun unter anderem Ressourcen aus dem Workflow-Basket an einen anderen Ort im Repository verschieben, Attribute synchronisieren und PAP-Prozessdefinitionen für die Containerisierung vollständig exportieren. Zudem wurde die Modellierung von Verschiebeoperationen weiter vereinfacht.

Neue Dashboards, Serienbriefintegration und erweiterte Suchassistenten für nscale Cockpit

Direkter Zugang zu wichtigen Informationen, ein schneller Überblick und die daraus resultierende Entscheidungs- und Auskunftsfähigkeit können im Geschäftsalltag ein entscheidender Vorteil sein. In nscale übernehmen Dashboards diese Funktion: Sie halten Entscheider jederzeit zu aktuellen Kennzahlen und anstehenden Aufgaben auf dem Laufenden. Im Client nscale Cockpit stehen ihnen nun optimierte Dashboards zur Verfügung, die eine besonders schnelle und aussagekräftige Übersicht bieten.

Darüber hinaus können Anwender nun direkt aus nscale Cockpit heraus Vorlagen für Serienbriefe erstellen und diese an vordefinierte Empfängerlisten versenden. Der Wechsel in eine andere Anwendung ist nicht mehr notwendig, stattdessen läuft der gesamte Vorgang in nscale ab – bis hin zur automatischen Ablage der versandten Serienbriefe.
Außerdem erhält nscale Cockpit erweiterte Such- und Rechercheoperationen, die es Powerusern und Administratoren ermöglichen, selbst komplexe Recherchen schnell und einfach durchzuführen.

Zukunftssichere Standards und optimierte Usability für nscale eGov

Mit nscale eGov stellt Ceyoniq der öffentlichen Verwaltung eine Informationsplattform zur Verfügung, die speziell auf deren Bedürfnisse zugeschnitten ist. Um Akten, Vorgänge und Dokumente an andere Behörden oder Gerichte zu übermitteln, ist der Einsatz der XML-basierten Dateiaustauschformate xdomea beziehungsweise xJustiz verpflichtend vorgeschrieben. Beide ermöglichen eine einfache Bereitstellung von Akten bei gleichzeitiger optimierter Kompatibilität mit Drittsystemen wie den zahlreichen Fachverfahren. In Version 10 arbeitet nscale mit den aktuellen Standards xdomea 3.0 und xJustiz 3.51, mit denen Behörden zukunftssicher aufgestellt sind.

Barrierefreiheit und Usability-Verbesserungen in nscale eGov

Auch im digitalen Raum spielt Barrierefreiheit eine wichtige Rolle. Denn entsprechend programmierte und designte Anwendungen erlauben es auch Menschen mit Einschränkungen oder Beeinträchtigungen, diese selbstständig und ohne Einschränkungen zu nutzen. Eine unabhängige Prüfstelle hat nun die Barrierefreiheit von nscale eGov gemäß der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV) 2.0 bestätigt.

Basierend auf einem Gebrauchstauglichkeitsgutachten hat Ceyoniq zudem diverse Usability-Optimierungen am Web Client von nscale eGov vorgenommen, die vor allem auf eine einfachere und schnellere Erledigung und Unterstützung bei häufig wiederkehrenden Aufgaben in der Aktenführung und bei Ad-hoc-Abstimmungen abzielen: So lassen sich Tabellen auch grafisch darstellen, häufig genutzte Befehle aus Kontextmenus finden Anwender nun prominenter platziert. Darüber hinaus sorgen zusätzliche Tooltips für eine noch intuitivere Navigation innerhalb der Informationsplattform.

„Einfach arbeiten“ mit nscale 10

Mit nscale 10 profitieren Organisationen von modernster Technologie, nahtloser Integration und intelligenter Prozessautomatisierung. „Die innovativen KI-Funktionen, optimierte digitale Workflows und die noch stärkere Integration mit bestehenden IT-Systemen und Anwendungen bieten wertvolle Unterstützung, die digitale Transformation voranzutreiben und die Mitarbeiter von nicht wertschöpfenden Verwaltungsaufgaben zu entlasten – sodass diese ‚einfach arbeiten‘ können“, betont Thomas Schiffmann.