Der TÜV warnt vor schwer verständlichen Dokumentationen: Sätze kürzen statt Mitarbeiter entlassen, das funktioniert und spart Milliarden. Weniger Fehler, mehr Produktivität: Schon eine handvoll klarer Dokumente sparte in Versuchen Millionen. Die Wirtschaft unterschätzt klare Sprache – in den USA ist man schon weiter.

Eine Umfrage aus dem Jahr 2022 stellte fest, dass ein erheblicher Teil der Kommunikation in Unternehmen schriftlich erfolgt. Mitarbeiter verbringen laut "Business wire" nahezu die Hälfte ihrer 40-Stunden-Arbeitswoche (19,93 Stunden) mit schriftlicher Kommunikation. Sowohl Führungskräfte (88 %) als auch Mitarbeiter (63 %) äußerten den Wunsch nach besseren Werkzeugen, um die schriftliche Kommunikation zu verbessern.¹

Studien: Kosten sparen durch verständliche Kommunikation

Die Einführung klarer und verständlicher Kommunikation im Unternehmen bringt erhebliche Vorteile. Studien zeigen, dass unklare Kommunikation zu Fehlern und Missverständnissen führt. Klare Dokumente steigern hingegen die Produktivität der Mitarbeiter um über 30 % und senken die Fehlerquote um über 70 %. Die prognostizierte Einsparung allein durch fünf vereinfachte Dokumente liegt im Millionenbereich.² 

Eine Studie der US-Verwaltung für Veteranenleistungen zeigte zudem, dass ein einziger verständlicher Standardbrief 83 % weniger Anrufe generierte. Dadurch konnte das Amt jährlich mit nur einem Brief 40.000 Dollar einsparen.³

Kostenreduktion und gesteigerte Zufriedenheit

Ein weiteres Beispiel ist die Cleveland Clinic. Sie nahm durch eine vereinfachte Rechnungsstellung monatlich eine Million Dollar zusätzlich ein. Die Patientenzahlungen stiegen dabei um 80 %.⁴ 

In einer anderen Untersuchung gestaltete FedEx seine Handbücher verständlicher. Dadurch reduzierte das Unternehen die Bearbeitungszeit um 28 %. ⁵

Rechtliche und regulatorische Vorteile

Sehr viele Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, verständlich zu kommunizieren. Dafür sorgt das ab Juni 2025 geltende Barrierefreiheitsstärkungsgesetz.

Drei Schritte zu mehr Verständlichkeit am Arbeitsplatz

1. Weiterbildung der Mitarbeiter: Unternehmen sollten Schulungsprogramme anbieten, um die Schreibkompetenz ihrer Mitarbeiter zu verbessern.
2. Nutzung von KI-gestützten Lösungen: Spezialisierte KI-Tools wie "Plain" straffen und übersetzen komplexe Texte, ohne Informationen zu verfälschen.
3. Einsatz von Tools zur Qualitätssicherung: Tools wie die WORTLIGA Textanalyse helfen, die Lesbarkeit und Barrierefreiheit von Texten zu messen und mit KI zu verbessern. Der TÜV Rheinland empfiehlt die WORTLIGA-Technologie für verständliche Dokumentationen.⁶

1 Businesses Lose $1.2 Trillion Annually to Poor Communication

2 Clarity 51: Journal of the International Movement to Simplify Legal Language (2004)

3 Revising Letters to Veterans

4 Irene Etzkorn, Center for Plain Language, 2008

5 Finding Out What Users Need and Giving It to Them: A Case-study at Federal Express

6 Neues KI-Tool macht schwere Texte verständlich