Was bei der Ablage zu beachten ist

Viele nutzen das Jahresende, um Ordnung in ihrer Ablage zu schaffen. Denn die meisten Dokumente, Belege oder Rechnungen wandern erstmal einfach nur in die Schublade. Aber welche Unterlagen können von dort aus direkt in den Papierkorb und welche nicht? Was bei den Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Steuererklärung und Co. gilt, was bei der digitalen Ablage zu beachten ist und wie die Entsorgung ordnungsgemäß erfolgt, beantwortet Sabine Brandl, Juristin der ERGO Rechtsschutz Leistungs-GmbH.

Kassenbelege, Quittungen und Kaufverträge besser aufbewahren

In vielen Supermärkten und Drogerien besteht mittlerweile die Möglichkeit, einen digitalen Kassenbon beispielsweise per E-Mail oder über die App zu erhalten. Das spart nicht nur Papier und ist gut für die Umwelt, sondern vermeidet auch die Frage: Wohin mit dem Beleg? Aber egal ob Papier oder digital: „Für alle Dinge, die Kunden länger benutzen wollen oder die mehr als nur alltägliche Verbrauchsartikel sind, sollten sie die Quittungen, Kassenbons und Kaufverträge mindestens zwei Jahre aufbewahren“, so Sabine Brandl, Juristin der ERGO Rechtsschutz Leistungs-GmbH. „Denn der Gewährleistungsanspruch bei beweglichen Gegenständen gilt meist für diesen Zeitraum.“ Gewähren Händler freiwillig eine längere Garantiezeit, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist dementsprechend. „Entsteht ein Mangel, müssen Käufer für die Reklamation den Erwerb beim Händler belegen können“, erläutert die Rechtsexpertin. Für teure Anschaffungen wie Möbel, Smartphone oder Laptop kann es zudem sinnvoll sein, den Beleg auch über den Gewährleistungszeitraum hinaus aufzubewahren, um bei Beschädigung oder Verlust den Wert bei der Versicherung nachweisen zu können.

Handwerkerrechnungen nicht wegwerfen

Für Rechnungen und Belege für Reparaturen und Wartungsarbeiten in Haus oder Wohnung gilt ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Handwerker die Rechnung gestellt hat. Sowohl Eigentümer als auch Mieter müssen laut Umsatzsteuergesetz für diesen Zeitraum belegen können, dass keine Schwarzarbeit vorlag, sonst droht ein Bußgeld von bis zu 1.000 Euro. „Aber auch für mögliche Gewährleistungsansprüche ist es sinnvoll, die Rechnung aufzubewahren“, rät Brandl. „Bei Um- oder Neubauten sowie größeren Arbeiten wie einer Dachsanierung gilt hier sogar eine Frist von fünf Jahren. Sie beginnt mit der offiziellen Abnahme des Kunden.“ Abweichende Verjährungsfristen können bei Vereinbarungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B) bestehen.

Steuererklärung

Wer eine Steuererklärung abgibt, sollte alle Belege über Ausgaben sammeln, die unter Umständen geltend gemacht werden können. Ansonsten gilt: Alle Unterlagen und Belege rund um die Steuererklärung am besten so lange aufbewahren, bis der Bescheid rechtskräftig ist. Die Lohnsteuervereine empfehlen zudem, die Unterlagen mindestens vier Jahre aufzubewahren. Insbesondere, wenn der Steuerbescheid mit „vorläufig“ oder „unter Vorbehalt der Nachprüfung“ bezeichnet ist. „Aber auch ohne Vorläufigkeitsvermerk kann das Finanzamt das Dokument noch rückwirkend ändern“, ergänzt Brandl. Übrigens: Wer mehr als 500.000 Euro im Jahr verdient, ist zur sechsjährigen Aufbewahrung seiner Unterlagen verpflichtet. Selbstständige müssen viele geschäftliche Unterlagen sogar bis zu zehn Jahre aufbewahren.

Digitale Ablage oder Papier?

Obwohl die Digitalisierung aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken ist, trudeln immer noch viele Dokumente und Unterlagen in Papierform ins Haus. Was bedeutet das für die Ablage? Ist es zum Beispiel ok, das Dokument nur digital zu speichern? „Verträge und Urkunden wie Lebensversicherung, Geburts- oder Heiratsurkunde müssen als Original in Papierform vorhanden sein“, so die ERGO Juristin. „Auch ein Testament oder andere wichtige Dokumente, wie eine Patientenverfügung, gehören im Original in einen Ordner.“ Alles, was Verbraucher hingegen auf elektronischem Weg erhalten, können sie digital speichern. Es ist auch möglich, gedruckte Belege abzufotografieren oder einzuscannen, um sie digital aufzubewahren. Vor Gericht haben jedoch Originale eine deutlich höhere Beweiskraft. Übrigens: Ist die Aufbewahrungsfrist verstrichen, sollten vor allem vertrauliche und sensible Dokumente wie Verträge, aber auch Unterlagen wie Rechnungen mit Adressangaben oder Versandetiketten, aus denen sich Rückschlüsse über die Person ziehen lassen, nur geschreddert oder gut zerrissen im Müll landen.

Speichern in der Cloud

Um alle Dokumente und Unterlagen an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten, ist für ein digitales Archiv ein Cloud-Service geeignet. Damit können Nutzer auch unterwegs und von jedem Gerät auf ihre Unterlagen zugreifen. Da die meisten Anbieter regelmäßige Back-ups durchführen, sind sie relativ gut vor Datenverlusten durch ein technisches Problem oder eine kaputte Festplatte geschützt. Ergänzend sollten aber auch eigene, regelmäßige Sicherungskopien nicht fehlen. Bei der Wahl des Cloud-Dienstes ist es außerdem wichtig, auf die Sicherheit zu achten. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt Nutzern, sich auf der Website www.trusted-cloud.de zu informieren. Wichtig: Ein sicheres Passwort aus einer Kombination von Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen ist Pflicht.